Panaszok kivizsgálásának menete
2010-05-27
Érdemi vizsgálat lehetőségének megállapítása
A Pályázati Ügyvizsgáló a panasz beérkezésétől számított két munkanapon belül megállapítja, hogy van-e helye érdemi vizsgálatnak.
Az esetleges érdemi vizsgálat elutasításról 5 napon belül minden esetben tájékoztatni kell a panasztevőt az indok megjelölésével tértivevényes levélben. Szóbeli panasz esetén a tájékoztatást írásban kell megtenni.
Érdemi vizsgálatra alkalmas panasz esetén a Pályázati Ügyvizsgáló két munkanapon belül tájékoztatja valamennyi beérkezett panaszról az érintett szervezeti egység vezetőjét, aki a panaszlevélben foglaltakkal való egyetértése esetén haladéktalanul, de legfeljebb 5 munkanapon belül szükség esetén intézkedéseket tesz.
Amennyiben a szervezeti egység nem ért egyet a panaszban foglaltakkal, úgy 5 munkanapon belül indokolással együtt tájékoztatja erről a Pályázati Ügyvizsgálót.
A szervezeti egységnek arról is tájékoztatnia kell a Pályázati Ügyvizsgálót, ha a panasz kivizsgálása egyéb, jogszabály vagy más eljárásrend hatálya alá tartozik. Ebben az esetben a Pályázati Ügyvizsgálónak nincsen hatásköre a panasz kivizsgálására.
A tájékoztatásnak arra is ki kell terjednie, ha az adott ügyben egyéb, jogszabály vagy más eljárásrend hatálya alá tartozó panaszkezelési eljárását lefolytatták már, és a panaszt tevő ezt követően élt ismételt panasszal. Ebben az esetben a Pályázati Ügyvizsgálóhoz vissza kell küldeni a panaszt vizsgálatra.
Döntés vizsgálat indításáról, a vizsgálat keretében történő eljárás
Amennyiben 5 munkanapon belül nem történik meg a szükséges intézkedés, a szervezeti egység nem jelzi, vagy nem indokolja, hogy a panaszban foglaltakkal nem ért egyet, vagy ezen indokkal a Pályázati Ügyvizsgáló nem ért egyet, a Pályázati Ügyvizsgáló két munkanapon belül dönthet vizsgálat indításáról.
A vizsgálat keretében a Pályázati Ügyvizsgáló az alábbiak szerint jár el:
- a panasszal érintett körben meghallgatja az érintett munkatársat;
- áttekinti a szervezeti egységtől beszerzett iratokat;
- megállapítja, hogy történt-e jogszabályba ütköző eljárási cselekmény, amely nem tartozik az egyéb jogszabály vagy eljárási szabály hatálya alá tartozó panaszkezelés körébe;
- amennyiben szabálytalanság történt, úgy ezt jelzi az érintett munkatársnak, valamint közvetlen felettesének.
Vizsgálat határideje, személyes meghallgatás
Érdemi vizsgálat esetén a panaszt annak benyújtásától számított 35 napon belül ki kell vizsgálni és szükség esetén intézkedés kezdeményezését javasolni az Ügyvezető részére.
A vizsgálat elsősorban a panasszal érintett szervezeti egységektől bekért információk és a beérkezett panasz alapján történik. A szervezeti egységek vezetői a Pályázati Ügyvizsgáló kérésére kötelesek információt szolgáltatni a megkeresés kézhezvételét követő 2 munkanapon belül.
Amennyiben szükséges, a Pályázati Ügyvizsgáló személyes meghallgatást is tarthat. A meghallgatás során jegyzőkönyvet kell készíteni.
Jelentés, panaszos tájékoztatása
A vizsgálatról és annak eredményéről a Pályázati Ügyvizsgáló jelentést készít, melyet a vizsgálat lezárását követően haladéktalanul, de legfeljebb 2 munkanapon belül megküld az érintett szervezeti egységnek és tájékoztatásul a Belső Ellenőrzési Osztálynak. A jelentésről a Pályázati Ügyvizsgáló és az érintett szervezeti egység vezetője egyeztet, és amennyiben az abban foglaltakkal egyet értenek, a Pályázati Ügyvizsgáló gondoskodik a panaszt tevő tájékoztatásáról. A panaszt tevőt a panasz benyújtását követő 35 napon belül mindenképpen tájékoztatni kell panaszának eredményéről.
Nem az ESZA Nonprofit Kft. hatáskörébe tartozó panaszok
Ha sem a Pályázati Ügyvizsgáló, sem az ESZA Nonprofit Kft. más szervezeti egysége nem vizsgálhatja a panaszt, a Pályázati Ügyvizsgáló mindent megtesz annak érdekében, hogy segítse a panaszost problémája megoldásában. Ez a panaszos tájékoztatását jelenti arról, hogy mely szervezethez intézheti panaszát, hol kezdeményezhet eljárást.
